Für die meisten von uns sind es jetzt vielleicht noch vier Arbeitswochen bis zu den Feiertagen. Dann beginnen nun also der leidige Stress, das gewohnte Chaos und die übliche Hektik im Dezember? Das muss nicht sein. Was Inhaberinnen und Inhaber von Unternehmen, Selbständige und Freiberufler tun können, damit der Jahresendspurt 2016 zur Abwechslung einmal entspannter gelingt, dafür habe ich im heutigen Beitrag sechs pragmatische Tipps zusammengestellt.

Wie immer gibt es diesen Text in leicht abgewandelter Form auch als Episode in meinem Biztopia-Podcast:

Mein Vorschlag: Lese dir die sechs Punkte durch, schaue, was zu dir passt, und dann nehme dir am besten gleich heute oder morgen 30 bis 60 Minuten Zeit, um die Ergebnisse schriftlich festzuhalten. Eine Checkliste dazu gibt es in der Biztopia Collection zum Download.

1. Check: Buchhaltung und Steuern

Beginnen wir beim Thema Geld: Bitte prüfe, welche Rechnungen noch im alten Jahr bezahlt werden müssen. Und welche musst du dieses Jahr noch versenden? Wenn du dich nicht selbst darum kümmerst, spreche mit demjenigen, der hierfür zuständig ist.

Als nächstes schaust du, was es in Hinblick auf die Steuer zu bedenken bzw. 2016 noch zu tun gibt. Hast du für dein Unternehmen die Steuererklärung für 2015 schon erledigt? Wenn nicht und wenn deine Steuerberaterin bzw. dein Steuerberater dies übernimmt: In der Regel wird in diesem Fall eine automatische Fristverlängerung bis zum 31. Dezember des Folgejahres gewährt. Schaffst du es im Dezember nicht mehr? Dann beantrage unbedingt rechtzeitig eine weitere Fristverlängerung – bzw. lasse deinen Steuerberater dies tun.

2. Realistische Entscheidung: Was passt noch ins verbleibende Arbeitsjahr rein?

Erinnerst du dich noch an die drei Rollen des Unternehmers, an deinen inneren Autor, Regisseur und Darsteller (mehr dazu hier)? Jetzt ist dein innerer Regisseur gefragt. Er hat das Drehbuch das Autor vor sich liegen, sieht, welche Aufgaben dieser grob bis zum Jahresende vorgesehen hat.

Gleichzeitig kennt er seinen inneren Darsteller. Jetzt sind – je nach persönlicher Situation – vielleicht noch vier Wochen im alten Arbeitsjahr übrig. Gleichzeitig meldet gerade im Dezember auch der Darsteller oft weitere Bedürfnisse an, er möchte möglicherweise, dass die Tage nicht länger als üblich werden und schon gar nicht zur Not auch noch die Samstage verplant werden … schließlich hat er auch ein Leben außerhalb des Business, will sich vielleicht mit Freuden auf einen Glühwein treffen oder hat im Advent Pläne mit der Familie.

All dies vor Augen muss der Regisseur nun differenziert entscheiden:

• Was MUSS im Dezember unbedingt noch gemacht werden? Möglicherweise, weil man vertraglich dazu verpflichtet ist?
• Was SOLLTE (wenn’s geht) außerdem erledigt werden?
• Was REICHT im Folgejahr?

Bei dieser Planung gilt es auch Termine mit Dritten einzubeziehen. Hier empfiehlt es sich, möglichst schnell zu sein, denn möglicherweise füllen die ebenfalls gerade die verbleibenden freien Slots im Kalender …

Muss etwas, das für 2016 geplant war, ins neue Jahr verschoben werden, dann gilt: Bitte andere Beteiligte frühzeitig darüber informieren! Bitte nicht erst mit großem Bedauern am 23. Dezember.

3. Erwartungen an andere: Was schaffen wir noch?

Der Regisseur führt nicht nur sich selbst, sondern auch andere: Mitarbeiter und ggf. externe Partner. Auch mit diesen sollte er sich jetzt bald zusammensetzen, um den Jahresendspurt zu planen und notwendige Entscheidungen zu treffen. Das Ergebnis sollte sein, dass es verbindliche Vereinbarungen für die drei Kategorien MUSS – KANN – REICHT 2017 gibt und dass für alle Klarheit darüber herrscht.

Solch ein Entscheidungsmeeting ist aus zwei Gründen wichtig:

• Es gilt sicherzustellen, dass alles Wichtige tatsächlich geschafft wird. Voraussetzung dafür ist, dass alle die gleiche Wahrnehmung dazu haben, was die aktuellen Prioritäten sind.
• Gut geleitet erhöht es die Motivation der Mitarbeiter, sie fühlen sich gehört und ernst genommen und es entsteht ein gemeinsames positives Endspurt-Gefühl: „Es gibt noch viel zu tun, aber wir schaffen das!“

4. Weihnachtswünsche an Mitarbeiter, Partner und Kunden

Alle Jahre wieder steht man vor der Frage: Verschicken wir Weihnachtsgrüße? Und wenn ja, in welcher Form? Es gibt viele Möglichkeiten: die klassische Karte, mit irgendeinem netten Standardmotiv oder vom Grafiker speziell für die eigene Firma entworfen, eine (halbwegs) persönliche eMail, ein Präsent – oder auch einfach gar nichts. Die Frage ist: Was passt zu dir bzw. euch? Was ist in der Branche üblich? Mit was könntest du, wenn du willst, ein Zeichen setzen?

In den letzten Jahren bekomme ich immer häufiger Weihnachtsbotschaften, in denen mir der Absender schreibt, dass er sich in diesem Jahr anstatt eines Geschenks für eine Spende an eine bestimmte Organisation entschieden hat. Vielleicht ist dies auch für dich eine sympathische Alternative, über die es sich zumindest einmal nachzudenken lohnt?

Apropos Alternativen: Manch einer verzichtet auch auf Feiertagsgrüße und sendet stattdessen einige nette Zeilen zum Jahresbeginn. Das fällt häufig eher auf, als eine weitere Weihnachtskarte auf dem Stapel …

Hast du eigene Mitarbeiter? Dann willst du die höchstwahrscheinlich nicht einfach mit einem Gruß bedenken, sondern ihr feiert irgendwann im Dezember gemeinsam. Versende die Einladungen rechtzeitig! Wenn du dies liest, sollte dies also in der Regel schon längst passiert sein. Es sei denn, du planst eher eine spontane, nette Zusammenkunft. Das geht auch kurzfristig, genauso wie der gemeinsame Ausklang auf dem Weihnachtsmarkt.

Last but not least: Das Jahresende ist eine gute Gelegenheit, um auch einmal an die „Heinzelmännchen“ zu denken, die im Hintergrund werkeln, aber für den Erfolg der eigenen Firma und das eigene Wohlbefinden ebenfalls wichtig sind: sei es das kleine Team, das einmal in der Woche für ein sauberes Büro sorgt oder der Paketbote, der auch dann nicht stöhnt, wenn er dreimal die Woche ein schweres Paket in den vierten Stock schleppen muss…

Sage doch im Dezember einfach einmal Danke: mit einem anerkennenden, ehrlichen Lächeln oder auch einem kleinen Präsent.

5. Was läuft „zwischen den Jahren“?

Nicht nur Weihnachten kommt manchmal überraschend, die paar Tage zwischen den Feiertagen und dem Start im neuen Jahr, die berühmte Zeit „zwischen den Jahren“ ist häufig auch plötzlich da.

Am besten sorgst du auch hier vor, indem du einige Fragen rechtzeitig klärst:

• Bist du persönlich da? Oder im Urlaub und tatsächlich – verdientermaßen – einmal nicht erreichbar?
• Machst du bzw. macht ihr die Firma dicht oder gibt es eine Notbesetzung? Bei Ersterem: Wie werden Dritte darüber informiert? Gibt es eine Ansage auf dem AB, bekommen wichtige Kunden rechtzeitig vorher einen entsprechenden Hinweis? Ist eine Notbesetzung erforderlich, dann sollte dies möglichst fair geregelt werden.
• Welche deiner bzw. eurer Partner machen (ebenfalls) Weihnachtspause? Dies gilt für kleine, aber auch ein großes Unternehmen wie z.B. Apple hat zwischen Weihnachten und Neujahr Einschränkungen bei neuen Apps oder Podcasts 🙂

6. Dein persönlicher Termin für großen Blick zurück und nach vorn

Der sechste Punkt betrifft den vielleicht wichtigsten Termin des Jahres: eine Sitzung nur mit dir selbst, für die du dir ordentlich Zeit nimmst – plane ruhig zwei bis drei Stunden ein, damit du keinerlei Druck hast.

Vielleicht wählst du einen ruhigen Tag „zwischen den Jahren“? Oder einen gleich in der ersten Januarwoche, wenn der Betrieb überall noch etwas langsamer ist?

Genauere Empfehlungen zu dem Termin für den großen Blick zurück und nach vorn gebe ich dann im nächsten Beitrag. An dieser Stelle nur so viel: Hier hat der innere Drehbuchautor die Leitung, aber auch Darsteller und Regisseur sitzen mit am Tisch…

Auf einen Blick: Take-Aways

Der Dezember ist ein wichtiger und für die meisten von uns besonders „kurzer“ Monat – aber mit der richtigen Vorbereitung braucht er nicht unnötig stressig zu werden.

Für einen gelungenen Jahresausklang lade dir doch am besten gleich das Arbeitsblatt (siehe unten) herunter und lege fest, wann du die Checkliste ausfüllen wirst.

Viel Spaß dabei!